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El
Análisis ABC consiste en jerarquizar diferentes elementos de
una operación de acuerdo a su importancia para la operación,
sus principios son aplicables para jerarquizar proveedores,
insumos y productos terminados entre otros.
En el análisis ABC, dependiendo del nivel de operaciones que
representa cada elemento (por ejemplo cada proveedor), se le
asigna una prioridad representada por las letras A, B y C,
en donde se utiliza como punto de corte generalmente el 80%
para el grupo A, el 15% siguiente para el grupo B, y el 5%
restante para el grupo C. El grupo en el que se ubique cada
elemento indicará las posibles acciones a ser tomadas.
Aplicación
Como primer paso, debe hacerse una lista de cada uno de los
elementos a ser analizados, con su volumen de operaciones:
es decir una lista de todos los proveedores con el volumen
total en valor (bolívares o dólares) que se les compró en un
período de tiempo (un año suele ser recomendado), una lista
de todos los insumos con el volumen total en valor que se
compró durante el período, y una lista con todos los
productos terminados y su volumen total de producción en
valor.
Ordene cada lista de mayor a menor.
Sume el total de cada lista: total de compras a proveedores,
total de compras de suministros, total de producción. Divida
el monto de cada elemento por el total de la categoría para
obtener el porcentaje. Ej. Proveedor X - Bs. 10 millones -
25% de las compras.
Sume los porcentajes de los elementos de mayor a menor hasta
llegar a 80%. Estos elementos formaran parte del grupo A. Ej.
Material 1 – 50% de las compras, Material 2 – 25% de las
compras (van 75%), Material 3 – 7% de las compras (van 82%).
Los materiales 1, 2 y 3 son materiales del grupo A.
Continúe sumando hasta llegar a 95% para el grupo B y el
resto son del grupo C. Ej. Material 4 – 6% de las compras
(van 88%), Material 5 – 5% de las compras (van 93%),
Material 6 – 2% de las compras (van 95%). Los materiales 4,
5 y 6 son materiales del grupo B, todos los demás son del
grupo C.
Una vez clasificados en grupos, se pueden tomar diversas
acciones por grupo dependiendo del elemento analizado:
Proveedores: los proveedores del grupo A son sus proveedores
claves, debe intentar negociar Acuerdos de Proveedores (ver
Recomendaciones de gerencia de operaciones) según le
favorezca. Los proveedores del grupo C consumen gastos
administrativos para poco volumen, se pueden tratar de
racionalizar o consolidar (¿existe algún otro proveedor que
pueda brindar este insumo?).
Insumos: para los insumos del grupo A es importante
recolectar toda la información posible, cuál es la rotación
y el nivel de inventario, de cuántos proveedores se compra,
cuáles son las diferencias de precio entre proveedores, con
qué frecuencia nos quedamos sin el material afectando la
producción, determinar Lotes Económicos (ver Recomendaciones
de gerencia de operaciones). Cualquier ahorro en el grupo A
producirá grandes beneficios para la operación. También es
importante conocer la confiabilidad de los proveedores de
quienes se adquieren estos insumos, y de ser posible
conseguir algún proveedor alternativo, para minimizar el
riesgo en caso de que algún proveedor tenga problemas. Para
los insumos del grupo C, también se debe analizar el nivel
de inventario y su relevancia: ¿es posible eliminarlos por
completo?, ¿se pueden reducir los niveles de inventario?
Productos terminados: la oportunidad de desincorporar
productos terminados del grupo C del portafolio de productos
suele producir grandes ahorros por la simplificación del
plan de producción, la cantidad de materia prima que se
compra, la cantidad y frecuencia en los cambios de producto
(“Setups”), y los niveles de desperdicio. Sin embargo, el
portafolio de productos es una decisión estratégica, para la
cual este análisis ABC es sólo un insumo, y se deben tomar
en consideración elementos como la rentabilidad de cada
producto (aunque rote poco) y hasta qué punto la
desincorporación de algún producto puede afectar la venta de
los demás.
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