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Esta de
más comentar la necesidad fundamental de toda organización
de mejorar continuamente sus procesos internos para ser cada
vez más competitivo en una industria feroz donde el que no
cambia desaparece. Día a día crece la competencia, nuevas
empresas están dispuestas y tienen la capacidad de brindar
más valor al cliente a un precio igual y en muchos casos
menor que el propuesto por nuestras empresas, a esto le
agregamos también los no muy buenos controles aduaneros
nacionales que permiten el ingreso de mercadería sin el pago
de impuestos debido, aspecto que genera que muchos productos
estén disponibles para la compra a precios muy atractivos
para el consumidor y que exista una competencia desleal.
Para mantener nuestras empresas debemos buscar la eficiencia
organizacional, pero eso no esta en discusión para ningún
gerente o funcionario, el problema a discutir es: ¿cómo
alcanzar la eficiencia organizacional?, ¿Por donde empezamos?,
¿Cuál es el primer paso a seguir?. Establecer que paso
seguir no es para nada sencillo, ni algo que se pueda tomar
a la ligera con decisiones subjetivas. Varias organizaciones
nacionales han iniciado procesos de implementación de
sistemas de gestión de la calidad, el establecimiento de
círculos de calidad, el uso del 6 sigma, aplicación de la
metodología de las 5S, entre otros, pero lastimosamente no
han tenido el éxito esperado y publicitado previa
implementación al ser piezas de un rompecabezas colocadas en
el lugar erróneo. Todo proceso, cambio mejora debe formar
parte de una alineación general del sistema organizacional
que se enfoque en los factores clave de éxito de la empresa
e industria para que de los frutos esperados.
Para hacer que su organización sea eficiente primero
concentre sus esfuerzos en analizar que es lo que realmente
la hace funcionar como empresa. Recién desde esta
comprensión (realmente pocas empresas nacionales, por
difícil de creer que parezca no lo saben realmente) se puede
diseñar una estrategia que tome en cuenta toda la
organización como un todo y perfeccionar el proceso de
realización del producto que permita satisfacer y superar
las expectativas del cliente de forma rentable. No sirve de
mucho tener un proceso de producción competitivo a nivel
mundial, si nuestro proceso de comercialización, marketing,
distribución, investigación y desarrollo, entre otras, no
están al mismo nivel, igual seremos una organización no
eficiente y por lo tal no competitiva, es por eso que se
hace énfasis en estrategias de mejoras y perfeccionamiento
tomando una organización como un todo muy no por partes.
En las organizaciones que buscan ser eficiente (como se
menciono, para ser competitivas) todas las áreas y funciones
deben trabajar en conjunto concentrándose en los elementos
que hacen la mayor contribución al éxito.
Otro aspecto a tomar en cuenta en la búsqueda de la
eficiencia organizacional es la cultura y compromiso de los
integrantes de la empresa. Las organizaciones son tan
fuertes, sólidas y ágiles como sus integrantes. Del nivel de
motivación de cada uno de ellos estarán ligados las
relaciones internas y clima laboral. Los canales de
comunicación adecuados, las características de educación y
capacitación que se les de, son factores que tendrán directo
impacto sobre la eficiencia organizacional.
Creando la organización eficiente
Lo primero que debe hacer es determinar donde se encuentra
ahora, ninguna estrategia puede ser verificada en su
eficacia si no tiene un estado inicial (antes de aplicarse)
y un estado final (después de aplicarse) para comparar los
cambios. Luego determine a donde quiere llegar para tener un
rumbo definido.
Conocer y tener claro el actual rendimiento (optimización de
recursos) de los procesos es vital para elaborar los planes
de mejora para el futuro, tenga en cuenta que usted debe
tomar decisiones en base a información real y no ante
subjetividades.
Toda organización que busque la optimización de sus procesos
debe trabajar con un enfoque basado en el cliente donde se
analice los usos y expectativas que le da y tiene el cliente,
y no así en base a lo que nosotros creemos que el cliente
hará o espera del producto.
Analice, los problemas continuos de una organización no se
dan por que los funcionarios estén dispuestos a equivocarse,
más bien se da por una pobre comunicación interna, por falta
de coordinación y por procesos mal diseñados y planificados.
Determine los factores críticos de sus canales de
comunicación y de sus procesos, analice por que son críticos
y como se puede mejorar el proceso para que aumenten la
probabilidad de satisfacción al cliente interno o externo
siguiente.
Establezca una cultura de disciplina, pero no con normas
rígidas, no tenga como muchas empresas, reglas rígidas de
cumplimiento flexible, más bien establezca normas y reglas
flexibles de cumplimiento rígido, obtendrá mejores
resultados. Asegures que se establezca en cada una de las
áreas y procesos de su organización.
Diseñe programas de capacitación que se basen en los
resultados del análisis de las expectativas y necesidades
del cliente acerca del producto o servicio que oferta.
Evalué el aprovechamiento de esa capacitación, de forma
práctica y teórica. Recuerde que capacitación no aplicada es
una inversión tirada al agua. Haga conocer a sus
funcionarios los resultados de esas capacitaciones para que
sean concientes de su nivel de aprovechamiento.
Trabaje en el desarrollo de una cultura de compromiso para
con la mejora continua, pero sobre todo empiece con usted
mismo. Es muy diferente decir que esta comprometido, que
trabajar demostrando ese compromiso en las actividades
diarias.
A partir del logro de los puntos anteriores, usted puede
iniciar la implementación de herramientas de gestión como:
sistemas de calidad, 6 sigma y otros, siempre en
coordinación y articulación con su plan estratégico, con
mayor probabilidad de éxito.
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