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Si
hubiera un banco que te diera todos los días en la mañana
1440 monedas de oro y en la noche al final del día te
quitará las monedas que no has usado, ¿que harías? Seguro
que gastarías en el día hasta la última moneda.
Pues bien ese banco existe y se llama tiempo, cada día te
entrega 1440 minutos y al final del día te quita los que no
has usado, por lo tanto depende de ti como usas esas
preciosas monedas llamadas tiempo.
Eso me lleva a una pregunta ¿que es el tiempo? La respuesta
es que es un recurso que no se puede almacenar, no se puede
reemplazar o no tiene sustitutos y por último no se puede
dejar de consumir. Frente a esta realidad es necesario
administrar este recurso correctamente, a eso le denominamos
administración del tiempo.
La administración del tiempo es determinar como usamos
nuestro tiempo para alcanzar nuestros objetivos en el menor
tiempo posible.
Para ello es necesario comenzar planteándose objetivos para
nuestra vida, y los tres objetivos básicos que yo les
recomiendo son: Salud, espiritualidad, felicidad y éxito.
En la medida que dediques el tiempo a estos tres objetivos
lograrás un equilibrio en tu vida, que te permitirá crecer
como persona, siendo un ejemplo para los demás.
La salud es el mantenerse en buen estado físico, para ello
es necesario buena alimentación y realizar ejercicio físicos
que permitan trabajar resistencia, flexibilidad y fuerza. El
objetivo es cuidar el cuerpo que tenemos, logrando que este
pueda durar más tiempo, ya que naturalmente por efectos del
tiempo el cuerpo envejece y en ese proceso se va
deteriorando llevándonos a la extinción de la vida.
La Felicidad es un estado de ánimo decidido por ti, es una
elección que tiene que ver con tu mundo interno, es decir
con aquello que tú puedes controlar como tu persona, tu
inteligencia, tus habilidades, tus resultados, tus logros,
tu vida, por lo tanto debemos poner nuestra felicidad en
función a nuestro mundo interno, por que sólo así podremos
tomar el control de la felicidad y ser felices. Lo contrario
es poner la felicidad en función a tu mundo externo, es
decir a aquellos que no controlas, como el estado de animo
de tu jefes, agradarle a los demás, buscar que una chica que
nos gusta nos quiera, etc., lo cual pondría en riesgo tu
felicidad, por que le darías a otros esa decisión que te
corresponde a ti.
Para ser felices debemos ser consistentes entre lo que
queremos y hacemos, en la medida que hagamos lo que
necesitamos para lograr nuestros objetivos seremos felices
aún cuando no logremos alcanzar nuestros objetivos. Lo más
importante al momento de tener un objetivo es entregar todo
por tratar de alcanzar el objetivo, aún no alcanzándolo,
mientras hagamos eso seremos felices, por que sabremos que
estamos en el camino correcto, lo demás es cuestión de
tiempo, lo importante en ese proceso es entregar todo de si,
perseverar, aprender de las caídas, capacitarnos y continuar,
si hacemos eso nos sentiremos felices con nosotros mismos,
por que seremos concientes que estamos en el camino, que no
nos hemos desviado y que tarde o temprano lo lograremos, lo
importante es no desmayar y mejorar nuestras estrategias. La
infelicidad nace de la inconsistencia, de las
contradicciones en tu vida, de los conflictos internos, por
ejemplo soy gordo quiero adelgazar pero en el día a día me
alimento mas de lo que mi cuerpo necesita, soy un fumador
quiero dejar de fumar, pero en el día a día fumo bastante,
quiero ser un gran profesional pero en el día a día no
estudio, todas esas contradicciones en tu vida si te
llevarán a la infelicidad, por que no te sentirás bien
contigo mismo, por que serás conciente de que pudiste dar
más pero no lo hiciste, te sentirás frustrado, te sentirás
mal con tu mundo interno, con todo aquello que controlas
pero que no utilizaste bien.
Por último el éxito, significa alcanzar los objetivos que te
trazas, para ello es necesario que le dediques más tiempo al
trabajo estratégico que al trabajo operativo. El trabajo
estratégico es aquel trabajo que realizas para decidir que
vas a hacer y el operativo es hacer lo decidido o llevarlo a
la practica, si tu te equivocas en el trabajo estratégico
decidiendo hacer algo que no te generará valor, el hacerlo
no tendrá sentido, sólo te hará perder tiempo, por lo tanto
es importante que le dediques tiempo al trabajo estratégico.
El tener presente estos tres objetivos, te permitirá en el
día a día priorizar, ser más estratégico que operativo,
tomar decisiones acertadas sobre el uso del tiempo, hacer lo
que sea importante en tu vida y no perder tiempo.
En la dimensión de lo importante y urgente (Cuadrante I),
están las personas que planifican, pero no cumplen con su
plan, por que en el día a día distraen su tiempo en otras
cosas, faltándoles tiempo para cumplir con su plan, haciendo
las cosas contra el tiempo.
En la dimensión de lo no importante y urgente (Cuadrante
III) están las personas que no planifican, por lo tanto no
saben que es lo importante y son reactivos por que su vida
esta en función de lo que los demás quieren que haga,
quienes lo presionan a hacer cosas de forma urgente, no
teniendo la persona capacidad para elegir.
Por último en la dimensión de lo no importante y no urgente
(cuadrante IV) están las personas que deciden ocupar su
tiempo en cosas triviales, cosas que no le permiten
construir nada, sólo pasar el tiempo divirtiéndose.
Como usted podrá observar la base de la administración del
tiempo esta en planificar y cumplir con el plan que se tiene.
La planificación es el proceso mediante el cual establecemos
que queremos y como lo vamos a alcanzar, sino planificamos
no sabremos hacia donde vamos y por lo tanto no podremos
priorizar.
Administración de Tiempo en una Organización
En el caso de una organización, la administración del tiempo
está centrada en como utilizamos el tiempo para contribuir
con la organización en la cual trabajamos. En ese sentido
debemos partir de los objetivos que tiene nuestra
organización y elaborar un plan que contribuya a dichos
objetivos. Teniendo los objetivos claramente definidos y
priorizados, y lo que tenemos que hacer para alcanzar dichos
objetivos, podremos utilizando la matriz, desenvolvernos en
el cuadrante II que es la combinación de lo importante y no
urgente. El problema en una organización son los ladrones
del tiempo, aquellos que te quitan el tiempo y que no te
permiten dedicarte a cumplir con tu plan.
Para enfrentar a los ladrones del tiempo les daré los
siguientes consejos:
Evitar caer en el perfeccionismo. Muchas personas por querer
realizar un trabajo perfecto, no terminan nunca un trabajo,
difiriéndolo permanentemente.
Aprender a decir no. Muchas personas no saben decir no y
terminan haciendo lo que otras personas quieren que hagan,
por que aceptan ser interrumpidos para ir a una reunión,
conversar o tratar temas que no contribuyen a su trabajo.
Por lo tanto es importante aprender a decir no, pero de
forma amable, sin herir susceptibilidades, por ejemplo: te
agradezco mucho la invitación pero no puedo ir.
Evitar distracciones. Muchas personas no saben evitar las
distracciones, por que tienen la política de puertas
abiertas, es decir cualquiera puede visitarlo de improviso,
interrumpirlo, llamarlo por teléfono, etc. Por lo tanto, es
necesario que uno aprenda a establecer horarios en los
cuales puede recibir visitas, ser interrumpido, para poder
dedicarle nuestra total atención a nuestro trabajo.
Hay que aprender a delegar. Muchas personas piensan que son
las únicas que pueden realizar todos los trabajos bien,
subestimando a los demás y cargándose todo el trabajo, no
pudiendo cumplir con los mismos por falta de tiempo. Frente
a ello es necesario aprender a delegar, es decir a preparar
a las personas en conocimientos y técnicas para que puedan
realizar los trabajos, delegándoles los mismos una vez que
se encuentren preparadas.
Sea puntual y exija puntualidad. Si usted no es puntual, sus
compañeros de trabajo harán lo mismo con usted y le robarán
tiempo no llegando a tiempo, por lo tanto debe generar una
imagen de puntualidad y los demás respetarán su tiempo.
Elimine sentimientos inútiles. Elimine sentimientos que le
quitan tiempo y no le generan valor, como son las
preocupaciones, sentimientos de culpa, odio, miedo, ansiedad,
etc. Por ejemplo las preocupaciones son sentimientos que no
ayudan a nada, por que nos ocupa de cosas antes de tiempo,
como angustiarnos o ponernos nerviosos por un examen que
vendrá de acá a dos semanas, o los sentimientos de culpa que
es sentirnos mal por algo que ya paso y que no lo podemos
cambiar, desperdiciando en ambos casos el tiempo por que lo
que hacemos no contribuye a nada.
Aprender a ir al grano. Muchas personas no saben ir al grano
y para abordar un tema pierde tiempo tocando temas
relacionados y en un proceso lento llegan finalmente al
meollo del asunto.
Hacer un buen manejo de reuniones. Minimice la cantidad de
reuniones, aprenda a filtrar reuniones, si usted puede tomar
una decisión sólo hágalo y no convoque a una reunión, sólo
convoque o acuda a una reunión si es verdaderamente
necesario, cuando realice una reunión o participe en una de
ellas exija que se tenga una agenda de temas a tratar con un
tiempo estimado para cada tema y para toda la reunión, con
hora de inicio y de termino.
Maneje ordenadamente el despacho de papeles. Genere un
sistema ordenado de archivo de documentos, ordene su
despacho por fecha de ingreso y priorice rápidamente, una
vez ordenado y priorizado resuélvalos inmediatamente. Ello
implica que cuando revise un documento no lo deje hasta
terminar, no lo postergue, no guarde los papeles en su cajón
para una próxima fecha, no apile los documentos por apilar.
Evite los conflictos. Se pierde mucho tiempo en conflictos
innecesarios, es mejor evitarlos o no personalizar las
discrepancias que se tengan con su compañeros, es mejor
solucionar los problemas buscando relaciones de ganar ganar,
sólo ingresar a conflictos cuando son por el bien de la
organización.
Haga un buen uso de los correos electrónicos. En la
actualidad, revisar y responder correos electrónicos quinta
mucho tiempo, es necesario filtrar los correos, yo
recomiendo ser radical, en el trabajo sólo revisar y atender
aquellos que son del trabajo, dejando aquellos que no lo son
para un tiempo fuera del horario de trabajo, evite abrir o
responder a cadenas o los famosos spam por que le quitarán
tiempo y adicionalmente pueden contener virus afectando su
computadora.
Uso correcto del teléfono fijo y celular. Hay que hacer un
correcto uso del teléfono, recibiendo y haciendo llamadas
que sean sólo de trabajo, difiriendo aquellas que no lo son
para realizarlos en un horario fuera del trabajo.
Uso de tiempos muertos. Hay que aprender a utilizar los
tiempos muertos para volverlos productivos, por ejemplo un
viaje de trabajo, siempre lleve una lectura de utilidad en
su trabajo para aprovechar el trayecto.
Finalmente, les dejo como mensaje que de la forma como
administren su tiempo dependerá el equilibrio en su vida y
la contribución que realicen a sus organizaciones.
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